档案资料的整理
1、在接入库前,对各科室的档案进行案卷质量检查,对不贴合入库要求的,按<档号编制规则>,指导并帮忙进行整理。
2、参与整理底图、航片份,分类组卷归档卷;对张照片按<照片档案管理规范>和市档案局的要求进行了整理归档。
3、负责资料的管理工作。按<中国图书分类法>对图书进行了分类整理,近年来按规范要求整理资料余册。并按省一级档案管理的要求,建立健全了资料接收、整理与管理体系。
4、对卷基建档案进行了整理归档。
郑州中博奥信息技术有限公司秉承“记录历史、传承文明、留存记忆”的档案专业精神,致力于“传统档案数字化、数字资源普及化、档案工作信息化、电子文件档案化”事业。
内容包括:区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订(或“装盒”)、排列案卷目录的编制。
步骤可分为:
1、了解情况,拟订方案:主要应了解立档单位的情况(其成立、撤销和变化的时间以及原因、职能、其隶属关系、其内部机构、负责人情况、文档工作情况、印1章和标记),还应了解全宗的数量,所属年代(形成时间),主要内容、保管状况、完整程度、混杂情况、整理质量、提供利用时间。
2、区分全宗和分类
3、细分和组卷、草拟案卷标题
4、初步排列案卷顺序,检查分类是否合理,弄进行适当调整。
5、审查修改标题。
6、固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。
专业从事档案数字化的中博奥公司还提醒大家:对某些破损的文件进行裱糊。案卷的排列以全宗为单位,按照不同的分类、载体或保管期限分别排列。排列方法要统一,不能随意变动。